Od pomocy kuchennej do twórcy systemu dla restauracji. Jak powstał RestPilot

Zaczynałem w 2014 roku od zmywaka i krojenia warzyw. Później zarządzałem sześcioma lokalami naraz. Dziś tworzę RestPilot — polski system, który pomaga prowadzić restauracje i sieci lokali i z którego korzysta już ponad 100 lokali. Nie zbudowałem go dlatego, że ktoś zamówił aplikację. Zbudowałem go, bo przez lata widziałem z bliska, ile czasu i nerwów kosztuje gastronomię wszystko, co dzieje się poza talerzem.

Zaczynałem na zapleczu

Moja historia w gastronomii zaczęła się w 2014 roku od stanowiska pomocy kuchennej. Zmywak, przygotowanie produktów, sprzątanie po zamknięciu. Praca fizyczna, szybka, często do późna.

Już wtedy widziałem, że kuchnia to tylko połowa restauracji. Druga połowa toczyła się na kartkach przyklejonych do lodówki, w zeszycie z godzinami pracy i w telefonie kierownika, który dzwonił wieczorem z pytaniem, kto może przyjść jutro na rano.

Z każdym krokiem więcej papierów

Potem byłem kucharzem, pizzermanem, kierownikiem zmiany, kierownikiem lokalu i menedżerem — aż w końcu odpowiadałem za sześć lokali naraz. Im wyżej, tym mniej czasu przy garach, a więcej przy arkuszach.

Rozliczenie kasy po zamknięciu. Grafik układany w Excelu i wysyłany jako zdjęcie na grupę. Zeszyt, w którym pracownicy wpisywali godziny — albo zapominali je wpisać. Faktury od dostawców w mailu, w aplikacji hurtowni, w segregatorze. Spisy na kartce i telefon do dostawcy, bo „skończyła się mozzarella”.

Każda z tych rzeczy z osobna to kwadrans. Wszystkie razem to wieczór. Codziennie.

Przełom przyszedł, kiedy zarządzałem sześcioma lokalami. Wszystko było w innym miejscu: grafik w jednym pliku, rozliczenia w drugim, zamówienia na kartkach, faktury w mailu, ustalenia z zespołem w komunikatorze. Żeby odpowiedzieć na proste pytanie, trzeba było sprawdzić pięć miejsc.

Zrozumiałem, że problemem nie jest nadmiar pracy, tylko brak jednego miejsca, w którym to wszystko się spotyka.

Zbudowałem to, czego sam potrzebowałem

Pierwsza wersja RestPilota powstała w 2026 roku i nie była jeszcze „systemem”. Miała zlikwidować jedną rzecz: spisywanie zamówień na kartkach. Zamiast kartki na zapleczu i telefonu do dostawcy — spis zrobiony przez zespół i gotowe zamówienie.

Potem doszły rozliczenia zmian, żeby po każdej zmianie było od razu wiadomo, czy kasa się zgadza — a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca.

Potem grafik, bo pytania „kto jutro pracuje” nie kończyły się nigdy. Potem ewidencja czasu pracy z odbiciami na terminalu, bo zeszyt na zapleczu był źródłem ciągłych sporów. Potem faktury z KSeF i magazyn.

Każdy moduł powstawał z tego samego powodu: bo w prawdziwym lokalu coś kosztowało za dużo czasu.

Dlatego RestPilot nie jest projektowany zza biurka. Każda funkcja przechodzi test codzienności: czy pracownik po dwunastu godzinach na nogach poradzi sobie z nią w kilka sekund? Czy właściciel zobaczy problem, zanim zamieni się w stratę?

Czym jest RestPilot?

RestPilot to system do zarządzania restauracją i siecią lokali. Łączy w jednym miejscu to, co dziś jest rozrzucone po arkuszach, kartkach i komunikatorach.

Działa w przeglądarce — na komputerze i w telefonie — a w lokalu jako terminal dla zespołu. Dla komputerów z Windows jest też osobna aplikacja.

Każdy widzi to, czego potrzebuje: pracownik swój grafik i swoje godziny, kierownik swój lokal, a właściciel całą firmę. Kwoty, stawki i wynagrodzenia widzi wyłącznie właściciel.

Jakie możliwości daje RestPilot?

Rozliczenia zmian i kasa

Po każdej zmianie zespół rozlicza kasę w systemie, a RestPilot od razu wylicza różnicę. Wiadomo, na której zmianie i w którym lokalu coś się nie zgadza — tego samego dnia, a nie po miesiącu.

Grafik pracy

Pracownicy zgłaszają dyspozycyjność w telefonie, a generator przygotowuje propozycję grafiku z dyspozycyjności i wymaganej obsady.

Grafik każdy ma w kieszeni, a zamiany zmian pracownicy uzgadniają między sobą w aplikacji.

Ewidencja czasu pracy i wypłaty

Odbicia na terminalu w lokalu kodem PIN. Godziny liczone są według grafiku, korekty zostają opisane, a lista do podpisu i rozliczenie wypłat powstają bez kalkulatora.

Faktury z KSeF

Faktury zakupowe pobierane są z Krajowego Systemu e-Faktur automatycznie, każdej nocy. Analiza cen pokazuje, u którego dostawcy i co podrożało.

Magazyn i zamówienia

Spis robiony przez zespół na terminalu, z którego powstaje zamówienie do dostawcy.

Wszystkie lokale na jednym pulpicie

Obroty, rozliczenia, kto jest teraz na zmianie i alerty, gdy coś wymaga reakcji — np. niewykonana kontrola zamknięcia albo dokument, któremu kończy się ważność.

Zespół i komunikacja

Ogłoszenia z potwierdzeniem przeczytania, czat zespołu, zadania i kontrole do wykonania na zmianie. Mniej pytań do szefa, mniej wiadomości po godzinach.

Dodatkowe moduły dopasowane do potrzeb lokalu

Flota (samochody, przejazdy, tankowania), dokumentacja HACCP, majątek i awarie. Włącza się tylko te moduły, z których lokal naprawdę korzysta.

Co to daje w praktyce?

Policzyliśmy przykładowy jeden lokal: rozliczanie kasy, grafik i telefony, ewidencja czasu, przepisywanie faktur, spisy i zamówienia — razem około 40 godzin miesięcznie.

Przy wartości godziny właściciela lub kierownika wynoszącej 40 zł daje to około 1 600 zł miesięcznie, czyli 19 200 zł rocznie.

To wyliczenie przykładowe — w każdym lokalu wygląda inaczej.

Nie da się wyeliminować tej pracy całkowicie. Ale gdy dane nie są przepisywane z kartki do arkusza, z arkusza do maila i z maila do księgowej, większość tego czasu wraca do właściciela i do zespołu.

Ponad 100 lokali i jedna lekcja

Dziś z RestPilota korzysta ponad 100 lokali — od pojedynczych pizzerii po sieci z kilkoma punktami.

Najczęściej zaczynają od jednej rzeczy, która boli najbardziej: rozliczeń kasy albo grafiku. Reszta dochodzi, gdy zespół przekona się, że system nie dodaje pracy, tylko ją zabiera.

Najważniejsza rzecz, której nauczyła mnie droga od zmywaka do własnego systemu: ludzie w gastronomii nie potrzebują kolejnego skomplikowanego programu.

Potrzebują narzędzia, które zabierze im papiery i odda czas — na gości, na zespół i na życie po zamknięciu lokalu.

Wdrażamy RestPilota razem z właścicielem: po rozmowie ustawiamy lokale, stanowiska, zespół i potrzebne moduły.

Więcej informacji: https://restpilot.pl/

O autorze

Marcin Brzozowski — związany z gastronomią od 2014 roku. Swoją drogę zawodową rozpoczął jako pomoc kuchenna, następnie pracował jako kucharz, pizzerman i kierownik, aż objął stanowisko menedżera sześciu lokali.

Dziś jest twórcą RestPilota — systemu do zarządzania restauracją i siecią lokali, z którego korzysta ponad 100 lokali.

Kontakt:

Strona internetowa: https://restpilot.pl/

E-mail: [email protected]

Telefon: 452 957 377